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麦肯锡 会议管理

麦肯锡:高效会议

A.O. A.O. 发表于2023-12-03 06:00:00 浏览559 评论0

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高效的会议应当具有结构化的流程和明确的参与人员及议题,决策过程及时且高质量,然而会议组织者议程设计不合理和和实际执行不佳的问题往往导致会议低效甚至无效,白白占用和耗费过多时间。

应当如何做好时间管理,解决时间匮乏,形成时间利用的良性循环?麦肯锡发现,有一些特定的方法可以帮助更好地开会。


1. 分配时间的5大方法

  • 制定“领导时间”预算。分析每个项目或计划需要领导关注、指导和干预的程度,将领导者的时间视为有限资源谨慎分配使用。
  • 考虑组织变革的时间周期。实现成功的组织变革需要较长的时间,充分理解尊重并保障这一点。
  • 确保个人定期量化管理时间。进行个人时间分析练习可以产生意想不到的结果,激发与组织优先事项对齐的的时间管理模式。在绩效评估中包括与时间相关的指标是行为改变的另一个驱动因素。
  • 优化例会。重新审视日历中安排的所有例会,据实评估哪些只是习惯性召开,哪些是真正有用的。
  • 提供高质量的行政支持。助理/秘书/下属有责任按照组织的战略目标,优先安排重要的会议时间。

2. 组织会议前的3个问题

为了开好会,可以问自己3个问题,以澄清会议是否有助于创建高效决策。

  • 是否应该召开本次会议?评估会议的性质,尤其是定期会议是否还围绕最初的目标,判断是需要集体决策还是个人决策。将会议时间视作有限资源,谨慎接受会议邀请。
  • 会议目标是什么?确保会议有明确的目标,专人负责会议前整理、分发材料,确认是否完成所有准备工作,使参与者更了解情况,更有效地花时间在会议上并做出更好的决策。
  • 每个参会者的角色是什么?确定每个人在会议中的角色——谁是决策者、参谋者、汇报者、执行者。清晰明确的角色提高决策质量和效率,减少挫败感。

3. 参与者的4类角色

  • 决策者:是唯一有投票权的参与者,也是有责任做出决定的人。
  • 汇报者:提供意见并制定待决策方案,通常与决策结果有很大的利害关系。
  • 参谋者:分析探索替代方案,阐明利弊,并最终向汇报者和决策者推荐行动方案。
  • 执行者:不会在决策中提供意见,参会是为了更快和更清晰地获取会议信息,方便后期执行。

4. 会议的3种分类

  • 决策会包括常规决策(如季度业务审查)和复杂或不确定的决策(如投资决策)。为了快速做出高质量的决策,明确决策者至关重要。
  • 生产协调会。包括创新会议(例如支持新产品)以及日常工作会议(例如每日签到)。应该努力让产品/工作参与者自主决策。创新会议应产生潜在的解决方案并为决策会议做准备,而例行工作会议可以产生后续步骤。
  • 信息共享会。实时互动对于信息共享非常有用,尤其是在需要解释或信息敏感的情况下。这些会议的目标应该是提高对会议中分享的新信息的认识。


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