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麦肯锡 会议管理 高效沟通

如何做到:少开会,多产出

A.O. A.O. 发表于2023-11-26 16:00:00 浏览533 评论0

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麦肯锡研究发现,组织淹没在各种低效的实时交互场景中,会议的质量急剧恶化,带来各类资源的浪费缺乏真正的、能创造价值的协作麦肯锡同时观察到,通过按类型对协作交互进行分类并相应地进行一些转变,可以快速改善协作交互,总结出3类提高产出的交互方式。

1. 决策:确定决策权

快速、高质量决策的关键因素之一是明确谁做出这些决策。麦肯锡认为,并不是所有人都应该成为决策者许多情况下,只需要一个人应该成为决策者。因此,确保每个人都清楚谁有发言权,但没有投票权或否决权即可。


采用DARE方法来定义决策权,区分决策者D、顾问A、推荐者R和执行者E不同角色职责。决策者是唯一有投票权的人;顾问提供意见并帮助制定决策;推荐人进行分析,探索替代方案,阐明利弊,并最终向顾问和决策者推荐行动方案;执行者不提供意见,但深入参与决策的实施,因此需要在决策现场,以便可以提出澄清问题并发现可能阻碍实施的缺陷。
2. 开放式创新:创造性解决方案
成功组织的关键成功因素是赋予员工权力并花更多时间进行高质量的教练互动,授权要求领导者为员工提供工具适当程度的指导和参与。领导者扮演教练角色:教练不会告诉人们该做什么,而是提供指导和护栏,确保问责制,同时退后一步,让员工提出解决方案。使用目标、OKR、问题陈述等各种工具在整个企业中培养敏捷的工作方式,将创新的组织能量集中在最重要的主题。团队层面,在短期和长期的基础上推动对结果而非活动的关注。
3. 信息共享:互动适于目的


麦肯锡认为,只有在需要有一个帮助理解信息的解释性视角、信息尤其敏感、决策者需要足够的时间处理和提出问题等情景下通过实时互动分享信息才是有用的。大部分会议并不是十分有用,且没有达到期望的目标。解决会议无效的手段有:

  • 缩短会议时间至更聚焦的15-30分钟,而不是默认的1小时。通过会议时长、对单向信息传达会议的替代机制、提前分发材料、问题替代演示材料等形式来作保障。

  • 提高开会门槛,使会议时间成为稀缺资源,从而提高会议场景下信息共享和其他类型交互质量。通过设立无会议日、举办专门的问题解决活动等强制减少员工参会时间,减少需要会议决策的问题。

  • 限制参会人员,控制参会人力成本。减少高阶管理者的参会要求,明确非必要不参会,尽量通过其他可替代形式来减少管理层参与的会议。


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